为规范山东第一医科大学教育发展基金会（以下简称基金会）档案管理，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，增强档案的实用性和有效性，更好地为基金会工作服务，特制定本制度。
一、档案归档范围
归档材料可分为三类：管理类、财会类、实物类。
管理类包括基金会注册成立和运行的各种证照；重要的会议文件、会议记录及纪要；工作报告；收发的各种通知、规定、请示、批复等；签订的合同、协议；关于人事管理、党政管理类的文件材料等；开展业务活动、交流活动形成的材料等。
财会类包括：各种会计凭证、会计账簿、财务报告等；银行对账单及银行存款余额调节表等。
实物类包括：各项业务活动以及对外交流活动中形成的具有保存价值的实物，如礼品、纪念品、题词、获奖证书等。
二、档案管理
（一） 由基金会秘书处档案管理人员负责，管理人员负责做好档案材料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理工作。
（二）档案管理人员的职责
1.认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规，履行档案管理工作职责。
2.努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。
3.定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确。
4.对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。
5.保证基金会及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
三、档案收集与整理
1.归档资料实行“年度归档”制度，每年的三月份为上一年度档案资料的归档期。
2.由档案管理人员分别向各部门收集归档资料，各部门积极配合与支持归档收集工作，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。
3.凡应归档的资料，由档案管理人员负责归档。
4.档案管理人员根据基金会文件资料特点实施分类归档整理。
四、档案保管与期限
档案管理人员根据档案资料的形成特征，制定案卷类目，科学分类存放，便于利用和保存。
档案保管按照学校及国家相关管理规定执行；
档案保管期限分为：永久、长期（16-30 年）、短期（15 年）三种。
五、档案借阅
（一）借阅档案可直接通过档案管理人员办理借阅手续，并在指定场所内进行查阅。
（二）档案借阅者必须做到：
1.本基金会人员因公查阅本基金会归档档案须向档案管理人员说明事由，方可查阅；需借用档案须填写档案借阅单并签字，借用完毕及时归还。
2.非基金会工作人员需要使用档案，须经相关部门批准并经基金会主管领导同意方可查阅。
3.档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会秘书长批准并备案；档案使用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失；违规者，视情节轻重，上报并依法处理。
六、档案销毁
（一）基金会任何个人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料。
（二）档案到达销毁期时，根据档案分级需要进行销毁，由档案管理人员填写《基金会档案资料销毁审批表》，交秘书长审核并经理事会批准后执行。
七、本制度由基金会秘书处负责解释。
八、本制度自发布之日起执行。
山东第一医科大学教育发展基金会
2023年2月5日
